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Oportunidades

Es aquí donde registras el interés que tienen tus clientes sobre alguno o varios de tus productos y harás seguimiento de dicho interés a través de un pipeline (estados) de ventas que Salesman te ofrece por defecto aunque puedes personalizarlo si lo deseas.

Aquí encontrarás las siguientes funciones:

Oportunidades

Crear oportunidad

Para poder crear una oportunidad debes seguir los siguientes pasos:

  1. Busca en el menú la opción Oportunidades y haz click sobre el submenú Oportunidades
  2. Haz clic sobre el botón  que verás en la parte superior del módulo.
  3. Completa el formulario que te solicitará los siguientes datos y luego haz click sobre el botón Guardar:
    • Opción Plantilla Financiera: Ir a Plantilla Financiera para ver detalle.
    • Nombre: Ingresa el nombre que deseas darle a la oportunidad. Ej. “Venta de equipos DELL”
    • Cliente: Elige el cliente  al que deseas asociar la oportunidad si lo has creado previamente, o crea uno desde este módulo ingresando el nombre del cliente y luego haciendo clic sobre la opción  que aparecerá. (Ver Crear Cliente)
    • Contacto: Elige el contacto al que deseas asociar la oportunidad si lo has creado previamente, los contactos que aparecerán son los están asociados al cliente que seleccionaste, o crea uno desde este módulo ingresando el nombre del contacto y luego haciendo clic sobre la opción  que aparecerá. (Ver Crear Contacto)
    • Vendedor: Elige el vendedor al que deseas asociar la oportunidad si lo has creado previamente, o crea uno desde este módulo ingresando el nombre del vendedor y luego haciendo clic sobre la opción  que aparecerá. (Ver Crear Vendedor).
    • Estado: Elige un estado para clasificar la oportunidad dentro del embudo de ventas. Salesman tiene unos estados por defecto. (Ver Estados).
    • Fecha de apertura: Indica la fecha en que se generó la oportunidad.
    • Fecha de cierre: Indica la fecha prevista para cerrar la oportunidad.
    • Fecha de recaudo: Indica la fecha en que se pagará o pagó la oportunidad. Si no la tienes la puedes dejar el campo en blanco.
    • Productos: Aquí debes agregar los productos que asociarás a la oportunidad. El sistema te listará las que hayas creado previamente (Ver Productos). Para agregar un producto debes hacer lo siguiente:
      • Haz clic sobre el botón  que verás en la sección Productos.
      • Completa el formulario que te solicitará los siguientes datos y luego haz click sobre el botón Guardar:
        • Proveedor: Elige un proveedor del producto que deseas agregar a la oportunidad. Debes haberlo creado previamente y haberle asociado productos. (Ver Sección Proveedores)
        • Línea: Elige una categoría para poder encontrar el producto que deseas agregar a la oportunidad. Debes haberla creado previamente y haberle asociado productos.
        • Producto: Elige un producto para asociar a la oportunidad, éstos aparecerán de acuerdo a la línea o categoría escogida. Deben estar creados previamente (Ver Sección Productos)
        • Cantidad: Ingresa la cantidad que deseas añadir del producto seleccionado.
        • Costo unitario: Aparecerá por defecto el costo asignado en la creación del producto que seleccionaste pero puedes modificarlo para la oportunidad.
        • Precio unitario: Aparecerá por defecto el precio de venta asignado en la creación del producto que seleccionaste pero puedes modificarlo para la oportunidad.
      • Puedes editar o eliminar cada producto añadido a la oportunidad  haciendo click sobre la opción  del producto agregado o seleccionado y luego elegir la opción Editar o Eliminar.
    • Nota: En caso de que no añadas productos a la oportunidad, el sistema habilitará campos genéricos para la oportunidad tales como:
      • Costo: Debes indicar el costo general de la oportunidad.
      • Precio: Debes indicar el precio de venta final de la oportunidad.

Editar oportunidad

Para poder editar una oportunidad debes seguir los siguientes pasos:

  1. Busca en el menú la opción Oportunidades y haz click sobre el submenú Oportunidades
  2. Selecciona una oportunidad de las que se encuentren listadas en el módulo y haz click sobre la opción  de la oportunidad.
  3. Haz click sobre la opción Editar.
  4. Modifica en el formulario los datos que necesites cambiar y luego haz click sobre el botón Guardar:
    • Opción Plantilla Financiera: Ir a Plantilla Financiera para ver detalle.
    • Nombre: Ingresa el nombre que deseas darle a la oportunidad. Ej. “Venta de equipos DELL”
    • Cliente: Elige el cliente  al que deseas asociar la oportunidad si lo has creado previamente, o crea uno desde este módulo ingresando el nombre del cliente y luego haciendo clic sobre la opción  que aparecerá. (Ver Crear Cliente)
    • Contacto: Elige el contacto al que deseas asociar la oportunidad si lo has creado previamente, los contactos que aparecerán son los están asociados al cliente que seleccionaste, o crea uno desde este módulo ingresando el nombre del contacto y luego haciendo clic sobre la opción  que aparecerá. (Ver Crear Contacto)
    • Vendedor: Elige el vendedor al que deseas asociar la oportunidad si lo has creado previamente, o crea uno desde este módulo ingresando el nombre del vendedor y luego haciendo clic sobre la opción  que aparecerá. (Ver Crear Vendedor).
    • Estado: Elige un estado para clasificar la oportunidad dentro del embudo de ventas. Salesman tiene unos estados por defecto. (Ver Estados).
    • Fecha de cierre: Indica la fecha prevista para cerrar la oportunidad.
    • Fecha de recaudo: Indica la fecha en que se pagará o pagó la oportunidad. Si no la tienes la puedes dejar el campo en blanco.
    • Productos: Aquí debes agregar los productos que asociarás a la oportunidad. El sistema te listará las que hayas creado previamente (Ver Productos). Para agregar un producto debes hacer lo siguiente:
      • Haz clic sobre el botón  que verás en la sección Productos.
      • Completa el formulario que te solicitará los siguientes datos y luego haz click sobre el botón Guardar:
        • Proveedor: Elige un proveedor del producto que deseas agregar a la oportunidad. Debes haberlo creado previamente y haberle asociado productos. (Ver Sección Proveedores)
        • Línea: Elige una categoría para poder encontrar el producto que deseas agregar a la oportunidad. Debes haberla creado previamente y haberle asociado productos.
        • Producto: Elige un producto para asociar a la oportunidad, éstos aparecerán de acuerdo a la línea o categoría escogida. Deben estar creados previamente (Ver Sección Productos)
        • Cantidad: Ingresa la cantidad que deseas añadir del producto seleccionado.
        • Costo unitario: Aparecerá por defecto el costo asignado en la creación del producto que seleccionaste pero puedes modificarlo para la oportunidad.
        • Precio unitario: Aparecerá por defecto el precio de venta asignado en la creación del producto que seleccionaste pero puedes modificarlo para la oportunidad.
      • Puedes editar o eliminar cada producto añadido a la oportunidad  haciendo click sobre la opción  del producto agregado o seleccionado y luego elegir la opción Editar o Eliminar.
    • Nota: En caso de que no añadas productos a la oportunidad, el sistema habilitará campos genéricos para la oportunidad tales como:
      • Costo: Debes indicar el costo general de la oportunidad.
      • Precio: Debes indicar el precio de venta final de la oportunidad.

Cambiar estado de oportunidad

Para cambiar el estado de una oportunidad existen dos opciones para hacerlo:

Drag & Drop

Salesman ha pensado una forma sencilla de que realices el cambio de estado de una oportunidad con tan sólo una función denominada Drag & Drop (Arrastrar y Soltar).

A continuación te explicamos como hacerlo:

  1. Busca en el menú la opción Oportunidades y haz click sobre el submenú Oportunidades
  2. Selecciona una oportunidad de las que se encuentren listadas en el módulo y haz presión sobre ella sin soltarla, aparecerá un icono que te indicará que puedes moverla o arrastrarla .
  3. Arrastra la oportunidad seleccionada hacia la parte inferior de la pantalla, te aparecerán los estados disponibles, y deberás soltar la oportunidad sobre el estado elegido. De esta forma ya habrás cambiado la oportunidad de estado.
    • NOTA: Cuando eliges cambiar la oportunidad al estado LOST o al estado WON o superior, te aparecerá una encuesta que almacenará el por qué se gana una oportunidad   (ESTADO WON, CLOSE, RECAUDO) o se pierde una oportunidad (ESTADO LOST).
    • Las opciones o razones que Salesman indica son:
      • EXPERIENCIA
      • FINANCIACIÓN
      • PERFIL DE MI EMPRESA
      • PRECIO
      • PRIORIDAD DEL PROYECTO PARA EL CLIENTE
      • RELACIÓN CON EL CLIENTE
      • TIEMPO DE EJECUCIÓN
      • VELOCIDAD DE RESPUESTA DE MI EMPRESA
      • ¿OTRO?

Edición de oportunidad

Otra opción para cambiar el estado de una oportunidad es siguiendo los pasos de Editar Oportunidad descritos anteriormente modificando el campo de selección Estado.

  • NOTA: Cuando eliges cambiar la oportunidad al estado LOST o al estado WON o superior, te aparecerá un campo “seleccione la razón” que almacenará el por qué se gana una oportunidad   (ESTADO WON, CLOSE, RECAUDO) o se pierde una oportunidad (ESTADO LOST).
  • Las opciones o razones que Salesman indica son:
    • EXPERIENCIA
    • FINANCIACIÓN
    • PERFIL DE MI EMPRESA
    • PRECIO
    • PRIORIDAD DEL PROYECTO PARA EL CLIENTE
    • RELACIÓN CON EL CLIENTE
    • TIEMPO DE EJECUCIÓN
    • VELOCIDAD DE RESPUESTA DE MI EMPRESA
    • ¿OTRO?

Eliminar oportunidad

Para poder eliminar una oportunidad debes seguir los siguientes pasos:

  1. Busca en el menú la opción Oportunidades y haz click sobre el submenú Oportunidades.
  2. Selecciona una oportunidad de las que se encuentren listadas en el módulo y haz click sobre la opción  de la oportunidad.
  3. Haz click sobre la opción Eliminar.
  4. Ahora confirma la eliminación haciendo click en el botón Eliminar.

Ver detalle de oportunidad

Por cada oportunidad puedes ver el detalle de su información de una manera bastante amigable.

Para poder ver el detalle de una oportunidad debes seguir los siguientes pasos:

  1. Busca en el menú la opción Oportunidades y haz click sobre el submenú Oportunidades
  2. Selecciona una oportunidad de las que se encuentren listadas y haz click sobre la tarjeta de la oportunidad.
  3. Visualiza la información de detalle que te muestra la plataforma.

Notas de oportunidad

Salesman tiene habilitada una opción en cada oportunidad en la que podrás añadir notas, comentarios u observaciones que permitan hacer un seguimiento sencillo sobre la oportunidad. Para ver dicha opción sólo debes seguir los pasos indicados en Ver detalle de oportunidad y buscar el botón .

Para ver las notas existentes en la oportunidad debes dar clic sobre el botón  . Aparecerá un vista con los comentarios o notas añadidos.

Para agregar una nota a la oportunidad debes dar clic sobre el botón  . y luego haz clic sobre el botón  que verás en la parte inferior de la vista que te aparecerá.

Ahora debes llenar el área de texto y dar clic sobre el botón Crear  para guardar la nota.

Para eliminar una nota a la oportunidad debes dar clic sobre el botón  , luego debes elegir la nota que deseas eliminar y hacer clic sobre la opción  de la nota. Después debes dar clic sobre la opción Eliminar.

Filtrar y buscar oportunidades

El módulo de Oportunidades cuenta con opciones de búsqueda que permitirán filtrar o buscar oportunidades cuando lo necesites. A continuación te explicamos como hacer uso de los filtros:

  1. Busca en el menú la opción Oportunidades y haz click sobre el submenú Oportunidades
  2. Haz click sobre el botón  que aparece en la parte superior del módulo.
  3. Usa las opciones de filtro y búsqueda que te describimos a continuación. Éstas empezarán a funcionar una vez las apliques:
    • Buscar: Aquí podrás escribir un criterio por el cual buscar una oportunidad. El sistema mostrará resultados si encuentra coincidencias con el nombre de la oportunidad,  su identificador OID, el nombre del vendedor o el nombre del cliente.
    • Filtrar por Estado: Esta opción te permitirá filtrar las oportunidades por su estado ya sean los definidos por sistema o los que tú creas.
      • Prospecto
      • Pipeline
      • Upside
      • Forecast
      • Won
      • Close
      • Recaudo
      • Lost
    • Filtrar por rango de fecha (Fecha inicial, Fecha final): Debes especificar una fecha de inicio y de fin que servirán para filtrar las oportunidades que tengan fecha de cierre establecida en el rango de fechas especificado.
    • Ordenar por (A-Z): Ésta opción te permitirá ordenar las oportunidades registradas de forma ascendente por su nombre.
    • Ordenar por (Z-A): Ésta opción te permitirá ordenar las oportunidades registradas de forma descendente por su nombre.
    • Ordenar por (Fecha Asc): Ésta opción te permitirá ordenar las oportunidades registradas de forma ascendente por su fecha de creación.
    • Ordenar por (Fecha Desc): Ésta opción te permitirá ordenar las oportunidades registradas de forma descendente por su fecha de creación.
    • Limpiar: Limpiará todos los filtros que se hayan aplicado.

Importar oportunidades

Para poder importar oportunidades de forma masiva a SalesMan debes seguir los siguientes pasos:

  1. Busca en el menú la opción Oportunidades y haz click sobre el submenú Oportunidades.
  2. Haz clic sobre el botón  que verás en la parte superior del módulo.
  3. Descarga la plantilla de ejemplo y diligénciala.
  4. La plantilla de ejemplo es un archivo de Excel que tiene las siguientes columnas:
    • UUID (Opcional): Es un identificador único universal que se puede asignar al registro de la oportunidad, pero puedes dejarlo en blanco ya que el sistema lo genera automáticamente.
    • Cliente (UUID)*: Debes identificar el cliente al que pertenece la oportunidad y el cliente debe estar creado previamente el SalesMan. En este campo debes poner el UUID (Identificador único universal) del cliente. Los UUID de los clientes puedes obtenerlos en el módulo de Clientes en la opción Exportar. (Ver Exportar Clientes).
    • Contacto (UUID)*: Debes identificar el contacto del cliente al que pertenece la oportunidad y el contacto debe estar creado previamente el SalesMan. En este campo debes poner el UUID (Identificador único universal) del contacto. Los UUID de los contactos puedes obtenerlos en el módulo de Contactos en la opción Exportar. (Ver Exportar Contactos).
    • Vendedor (UUID)*: Debes identificar el vendedor al que pertenece la oportunidad y el vendedor debe estar creado previamente el SalesMan. En este campo debes poner el UUID (Identificador único universal) del vendedor. Los UUID de los vendedores puedes obtenerlos en el módulo de Vendedores en la opción Exportar. (Ver Exportar Vendedores).
    • Fecha de Cierre* (YYYY-MM-DD 00:00:00:00): Debes indicar la fecha prevista del cierre de la oportunidad. El formato de fecha debe ser como el indicado en el título de este campo. Ej. 2018-03-06 00:00:00:00.
    • Fecha de Apertura* (YYYY-MM-DD 00:00:00:00): Debes indicar la fecha en que se generó  la oportunidad. Generalmente y por recomendación debe ser inferior a la fecha de cierre. El formato de fecha debe ser como el indicado en el título de este campo. Ej. 2018-03-06 00:00:00:00.
    • Fecha de Recaudo* (YYYY-MM-DD 00:00:00:00): Debes indicar la fecha en que podría recaudarse el dinero de la oportunidad. Generalmente y por recomendación debe ser mayor a la fecha de cierre. El formato de fecha debe ser como el indicado en el título de este campo. Ej. 2018-03-06 00:00:00:00.
    • Precio*: Debes indicar cuál es el precio de venta definido para la oportunidad.
    • Costo*: Debes indicar cuál es el costo de la oportunidad. Fíjate que este sea un valor inferior al precio.
    • Estado*: Debes especificar cuál es el estado dentro del ciclo de venta de la oportunidad. El estado debe ser escrito exactamente tal y como fueron establecidos o personalizados en el módulo Estados. (Ver Estados de oportunidad).

Exportar oportunidades

Para poder exportar las oportunidades creadas en el sistema a un archivo excel debes seguir los siguientes pasos:

  1. Busca en el menú la opción Oportunidades y haz click sobre el submenú Oportunidades.
  2. Haz clic sobre el botón  que verás en la parte superior del módulo.
  3. El sistema descargará un archivo Excel con la información de todos las oportunidades creadas en el sistema.
    • Pestaña Oportunidades
      • UUID: Es un identificador único universal que asigna el sistema a cada oportunidad.
      • ID (OID): Es el identificador incremental que se asigna a cada oportunidad en su creación.
      • Nombre: Indica el nombre de la oportunidad.
      • Cliente: Indica el cliente asignado para la oportunidad.
      • Contacto: Indica el contacto del cliente asignado a la oportunidad.
      • Fecha de apertura: Indica la fecha en que se da apertura a la oportunidad.
      • Fecha de cierre: Indica la fecha en que se cerró o pretende cerrar a la oportunidad.
      • Fecha de recaudo: Indica la fecha en que se recaudará el dinero de la oportunidad.
      • Precio: Indica el precio de venta asignado a la oportunidad
      • Costo: Indica el costo que tiene la oportunidad.
      • Margen ($) : Indica el valor del margen o utilidad de la oportunidad en valor de moneda.
      • Margen (%): Indica el valor del margen o utilidad de la oportunidad en valor de porcentaje.
      • Estado: Indica el estado definido del ciclo de ventas para la oportunidad.
      • Vendedor a  cargo: Indica el nombre del vendedor asignado a la oportunidad.
      • Fecha de creación: Indica la fecha en que el registro fue creado.
      • Fecha de última actualización: Indica la fecha en la que el registro fue modificado por última vez.
    • Pestaña Productos
      • UUID del producto : Es un identificador único universal que asigna el sistema a cada producto.
      • ID de Oportunidad (OID): Es el identificador de la oportunidad a la que pertenece el producto listado.
      • Categoría de producto: Indica el nombre de la categoría a la que pertenece el producto listado.
      • Producto: Indica el nombre del producto.
      • Proveedor: Indica el nombre del proveedor al que pertenece el producto listado.
      • Cantidad: Indica la cantidad elegida del producto listado.
      • Valor: Indica el costo del producto listado.
      • Precio: Indica el precio de venta definido para el producto listado.

 Estados

Cuando hablamos de Estados podríamos definirlos como las fases del ciclo de vida por las que una oportunidad de negocio debe pasar durante su proceso de venta.

Salesman tiene por defecto unos estados de oportunidad que conforman el embudo de ventas que podría tener cualquier negocio. Éstas te aparecerán cada vez que crees o hagas seguimiento de las oportunidades que registras en el sistema, Salesman le da un título y porcentaje de acuerdo a su propia experiencia, pero si lo vez necesario, puedes modificar el nombre y porcentaje de estos estados según tus necesidades o procesos internos.

A continuación te describimos los estados que Salesman tiene por defecto para definir el ciclo de los procesos de venta:

Prospecto: Es el primer Estado del embudo de ventas. Tiene asignado un porcentaje de probabilidad del 1% e indica que la oportunidad que se encuentre en este estado sólo ha contactado un cliente que  puede estar interesado en un producto o servicio.

 

Pipeline: Es el segundo Estado del embudo de ventas. Tiene asignado un porcentaje de probabilidad del 30% e indica que la oportunidad que se encuentre en este estado tiene un cliente con un interés formal, el vendedor  ha establecido una fecha de cierre más formal, y ha pasado un presupuesto.

 

Upside: Es el tercer Estado del embudo de ventas. Tiene asignado un porcentaje de probabilidad del 50% e indica que la oportunidad que se encuentre en este estado tiene un cliente que ha comenzado a negociar.

 

Forecast: Es el cuarto Estado del embudo de ventas. Tiene asignado un porcentaje de probabilidad del 70% e indica que la oportunidad que se encuentre en este estado tiene un cliente que ha confirmado comprar y se espera la orden de compra.

 

Won: Es el quinto Estado del embudo de ventas. Tiene asignado un porcentaje de probabilidad del 90% e indica que la oportunidad que se encuentre en este estado ya ha recibido una orden de compra.

 

Close: Es el sexto Estado del embudo de ventas. Tiene asignado un porcentaje de probabilidad del 100% e indica que la oportunidad que se encuentre en este estado ya se le ha emitido una factura por el valor de venta.

 

Recaudo: Es el último Estado del embudo de ventas. Tiene asignado un porcentaje de probabilidad del 100% e indica que la oportunidad que se encuentre en este estado ya ha sido pagada.

 

Lost: Es un Estado alterno del embudo de ventas. Tiene asignado un porcentaje de probabilidad del 0% e indica que la oportunidad que se encuentre en este estado no concretó una negociación.

 

Personalizar estado

Para poder personalizar un estado  debes seguir los siguientes pasos:

  1. Busca en el menú la opción Configuración y haz click sobre el submenú Estados de Oportunidad
  2. Selecciona un estado de los que se encuentren listados en el módulo y haz click sobre la opción  del estado.
  3. Haz click sobre la opción Personalizar.
  4. Modifica en el formulario los datos que necesites cambiar y luego haz click sobre el botón Guardar:
    • Nombre: Aquí debes poner el nombre que deseas darle al estado
    • Porcentaje (%): Registra el valor de porcentaje de probabilidad para el estado de oportunidad
    • Periodo límite (días): Ingresa un número de días límite en el que una oportunidad debe estar en este estado.
    • Descripción: Describe brevemente el estado.
    • Color: Asigna un color para identificar el estado.

Crear estado

Para poder crear un estado debes seguir los siguientes pasos:

  1. Busca en el menú la opción Configuración y haz click sobre el submenú Estados de Oportunidad
  2. Haz clic sobre el botón  que verás en la parte superior del módulo.
  3. Completa el formulario que te solicitará los siguientes datos y luego haz click sobre el botón Guardar:
    • Nombre: Aquí debes poner el nombre que deseas darle al estado
    • Porcentaje (%): Registra el valor de porcentaje de probabilidad para el estado de oportunidad
    • Periodo límite (días): Ingresa un número de días límite en el que una oportunidad debe estar en este estado.
    • Descripción: Describe brevemente el estado.
    • Color: Asigna un color para identificar el estado.

Eliminar estado

NOTA: SÓLO PODRÁN SER ELIMINADOS LOS ESTADOS QUE TÚ CREES, LOS ESTADOS QUE SALESMAN PROVEE POR DEFECTO NO PODRÁN SER ELIMINADOS, SOLO PERSONALIZADOS.

Para poder eliminar un estado debes seguir los siguientes pasos:

  1. Busca en el menú la opción Configuración y haz click sobre el submenú Estados de Oportunidad
  2. Selecciona un estado de los que se encuentren listados en el módulo y haz click sobre la opción  del estado.
  3. Haz click sobre la opción Eliminar.
  4. Ahora confirma la eliminación haciendo click en el botón Eliminar.

Ver detalle de estado

Por cada estado puedes ver el detalle de su información de una manera bastante amigable.

Para poder ver el detalle de un estado debes seguir los siguientes pasos:

  1. Busca en el menú la opción Configuración y haz click sobre el submenú Estados de Oportunidad
  2. Selecciona un estado de los que se encuentren listados en el módulo y haz click sobre la tarjeta del estado.
  3. Visualiza la información de detalle que te muestra la plataforma.