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Contactos

Toda gestión comercial está basada en los contactos que se logran afianzar para una posible oportunidad de negocio. En este módulo puedes crear todos los contactos que tu o tu equipo han logrado obtener y asociarlos a una cuenta de cliente o un proveedor.

Aquí encontrarás las siguientes funciones:

Crear contacto

Para poder crear un contacto debes seguir los siguientes pasos:

  1. Busca en el menú la opción Contactos y haz click sobre ella.
  2. Haz clic sobre el botón  que verás en la parte superior del módulo.
  3. Completa el formulario que te solicitará los siguientes datos y luego haz click sobre el botón Guardar:
    • Nombre: Ingresa el nombre completo de tu contacto
    • Estado(Activo, Inactivo): Elige el estado con el que el contacto será creado y visible por el sistema.
    • Dirección: Ingresa la dirección de ubicación de tu contacto
    • Teléfono (PBX): Ingresa el teléfono de tu contacto. Te recomendamos que incluyas los indicativos de marcación.
    • Email: Ingresa el email de tu contacto.
    • Cargo: Ingresa el puesto o cargo que tiene tu contacto, Ej: Gerente comercial, Contador, etc
    • Tipo Id: Selecciona el tipo de identificación de tu contacto, Salesman tiene estas opciones : Cédula de Ciudadanía, Cédula de extranjería, NIT para personas jurídicas.
    • No. Identificación: Ingresa el número de identificación del contacto según el tipo que hayas elegido previamente.
    • Área: Ingresa si posees la información el area de trabajo de tu contacto. Ej: Comercial, Proyectos, Administrativa, etc
    • Tipo de asociado (Cliente, Proveedor): Debes elegir a quién asociarás este contacto ya sea a los clientes que registras en Salesman o a los proveedores que crees.
    • Asociado: De acuerdo al tipo de asociado que elegiste, aparecerá una lista o de clientes o de proveedores y puedes elegir uno o varios para asociar el contacto.

Editar contacto

Para poder editar un contacto debes seguir los siguientes pasos:

  1. Busca en el menú la opción Contactos y haz click sobre ella.
  2. Selecciona un contacto de los que se encuentren listados en el módulo y haz click sobre la opción  del contacto.
  3. Haz click sobre la opción Editar.
  4. Modifica en el formulario los datos que necesites cambiar y luego haz click sobre el botón Guardar:
    • Nombre: Ingresa el nombre completo de tu contacto
    • Estado(Activo, Inactivo): Elige el estado con el que el contacto será creado y visible por el sistema.
    • Dirección: Ingresa la dirección de ubicación de tu contacto
    • Teléfono (PBX): Ingresa el teléfono de tu contacto. Te recomendamos que incluyas los indicativos de marcación.
    • Email: Ingresa el email de tu contacto.
    • Cargo: Ingresa el puesto o cargo que tiene tu contacto, Ej: Gerente comercial, Contador, etc
    • Tipo Id: Selecciona el tipo de identificación de tu contacto, Salesman tiene estas opciones : Cédula de Ciudadanía, Cédula de extranjería, NIT para personas jurídicas.
    • No. Identificación: Ingresa el número de identificación del contacto según el tipo que hayas elegido previamente.
    • Área: Ingresa si posees la información el area de trabajo de tu contacto. Ej: Comercial, Proyectos, Administrativa, etc
    • Tipo de asociado (Cliente, Proveedor): Debes elegir a quién asociarás este contacto ya sea a los clientes que registras en Salesman o a los proveedores que crees.
    • Asociado: De acuerdo al tipo de asociado que elegiste, aparecerá una lista o de clientes o de proveedores y puedes elegir uno o varios para asociar el contacto.

Eliminar contacto

Para poder eliminar un contacto debes seguir los siguientes pasos:

  1. Busca en el menú la opción Contactos y haz click sobre ella.
  2. Selecciona un contacto de los que se encuentren listados en el módulo y haz click sobre la opción  del contacto.
  3. Haz click sobre la opción Eliminar.
  4. Ahora confirma la eliminación haciendo click en el botón Eliminar.

Filtrar y buscar contactos

El módulo de Contactos cuenta con opciones de búsqueda que permitirán filtrar o buscar contactos cuando lo necesites. A continuación te explicamos como hacer uso de los filtros:

  1. Busca en el menú la opción Contactos y haz click sobre ella.
  2. Haz click sobre el botón  que aparece en la parte superior del módulo.
  3. Usa las opciones de filtro y búsqueda que te describimos a continuación. Éstas empezarán a funcionar una vez las apliques:
    • Buscar: Aquí podrás escribir un criterio por el cual buscar un contacto. El sistema mostrará resultados si encuentra coincidencias con el nombre o correo del contacto.
    • Filtrar por (Activo, Inactivo): Esta opción te permitirá filtrar los contactos por su estado.
    • Filtrar por tipo (Proveedor, Cliente): Esta opción te permitirá filtrar los contactos por su tipo de asociado ya sea que sean contactos asociados a proveedores o asociados a clientes.
    • Ordenar por (A-Z): Ésta opción te permitirá ordenar los contactos registrados de forma ascendente por su nombre.
    • Ordenar por (Z-A): Ésta opción te permitirá ordenar los contactos registrados de forma descendente por su nombre.
    • Ordenar por (Fecha Asc): Ésta opción te permitirá ordenar los contactos registrados de forma ascendente por su fecha de creación.
    • Ordenar por (Fecha Desc): Ésta opción te permitirá ordenar los contactos registrados de forma descendente por su fecha de creación.
    • Limpiar: Limpiará todos los filtros que se hayan aplicado.

Ver detalle de contactos

Por cada contacto puedes ver el detalle de su información de una manera bastante amigable. Es una vista que te permitirá ver nombre, dirección, correo del contacto, además de visualizar los clientes o proveedores que se asocian a ese contacto.

Para poder ver el detalle de un contacto, debes seguir los siguientes pasos:

  1. Busca en el menú la opción Contactos y haz click sobre ella.
  2. Selecciona un contacto de los que se encuentren listados en el módulo y haz click sobre la tarjeta del contacto.
  3. Visualiza la información de detalle que te muestra la plataforma. Además de visualizar la información del contacto podrás ver los proveedores o clientes que tiene asociados y  buscarlos por nombre si lo deseas.

Importar contactos

Para poder importar contactos de forma masiva a SalesMan debes seguir los siguientes pasos:

  1. Busca en el menú la opción Contactos y haz clic sobre ésta.
  2. Haz clic sobre el botón  que verás en la parte superior del módulo.
  3. Descarga la plantilla de ejemplo y diligénciala.
  4. La plantilla de ejemplo es un archivo de Excel que tiene las siguientes columnas:
    • UUID (Opcional): Es un identificador único universal que se puede asignar al registro del contacto, pero puedes dejarlo en blanco ya que el sistema lo genera automáticamente.
    • Nombre*: Debes indicar el nombre del contacto.
    • Dirección: Puedes ingresar la dirección del cliente, sin embargo no es un campo obligatorio
    • Teléfono*: Debes poner el número telefónico del contacto.
    • Email*: Debes diligenciar el correo electrónico del contacto.
    • Tipo Id.* (1=CC, 2=CE, 5=NIT): En este campo debes indicar el tipo de identificación del contacto.
      • Si necesitas que sea Cédula de Ciudadanía se debe poner: 1
      • Si es Cédula de Extranjería se debe poner: 2
      • Si por el contrario quieres que sea NIT para personas jurídicas se debe poner: 5
    • Nº de identificación*: Debes especificar el número de identificación del contacto ya sea cédula, o NIT.
    • Tipo de asociado (Cliente o Proveedor)*: Debes especificar a quie nse asocia el contacto si a Cliente o a Proveedor.
    • Asociado (UUID, UUID, UUID): Debes identificar el o los asociados al contacto ya sean Clientes o Proveedores y éstos deben estar creados previamente el SalesMan. En este campo debes poner el UUID (Identificador único universal) del Cliente o del Proveedor en caso de ser uno solo, en caso de asociar más de un Cliente o Proveedor, debes poner los UUID de éstos separados por comas (UUID, UUID, UUID). Los UUID de los Clientes que desees asociar puedes obtenerlos en el módulo de Clientes en la opción Exportar. (Ver Exportar Clientes). Los UUID de los Proveedores que desees asociar puedes obtenerlos en el módulo de Proveedores en la opción Exportar. (Ver Exportar Proveedores). Este NO es un campo obligatorio.
    • Estado (Activo o Inactivo)*: Debes indicar el estado del contacto. Debes escribir “Activo” o “Inactivo” según el caso.
  5. Ahora procede a cargar el archivo arrastrándolo o haciendo clic sobre el botón “Sube tu archivo”
  6. Si el archivo se cargó correctamente, se agregarán de forma masiva los contactos provenientes de la plantilla.

Exportar contactos

Para poder exportar los contactos creados en el sistema a un archivo excel debes seguir los siguientes pasos:

  1. Busca en el menú la opción Contactos y haz clic sobre ésta.
  2. Haz clic sobre el botón  que verás en la parte superior del módulo.
  3. El sistema descargará un archivo Excel con la información de todos los contactos creados en el sistema.
    • UUID: Es un identificador único universal que asigna el sistema a cada contacto.
    • Nombre: Indica el nombre del contacto.
    • Dirección: Indica la dirección registrada para el contacto.
    • Teléfono: Indica el teléfono registrado para el contacto.
    • Email: Indica el correo electrónico del contacto.
    • Cargo: Indica el cargo laboral registrado para el contacto.
    • Tipo de Identificación: Indica si la identificación del contacto es por NIT, Cédula u otro.
    • Nº de identificación: Indica el número con el que se identifica el contacto.
    • Tipo de asociado (Cliente, Proveedor): Indica que tipo de asociado corresponde al contacto. Es decir, si es contacto de cliente o de proveedor.
    • Asociado (Nombre de Cliente, Nombre de Proveedor): Lista los clientes o proveedores asociados al proveedor.
    • Estado (Activo o Inactivo)*: Indica el estado activo o inactivo del contacto.
    • Fecha de Creación: Indica la fecha en que el registro fue creado.
    • Fecha de última actualización: Indica la fecha en la que el registro fue modificado por última vez.