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Booking

Todos los documentos de la oportunidad en un solo lugar en la nube. A través de este módulo puedes configurar y gestionar los documentos correspondientes al ciclo de vida de una oportunidad desde su apertura hasta su cierre.

El módulo de Booking permite configurar los archivos que serán obligatorios cargar en el repositorio de datos de cada oportunidad de negocio. Dichos archivos son de dos tipos:

  • Tipo Booking: Para Salesman este tipo corresponde a todos los archivos que se adjuntan a una oportunidad de negocio desde su apertura hasta su cierre, Por ejemplo, propuestas comerciales, ordenes de compra, contrato, etc. Estos tipo de documentos son los únicos auditables. (Ver Auditar Booking)
  • Tipo Post-Booking: Puedes clasificar aquí todos los documentos posteriores al cierre de una oportunidad por ejemplo, factura de venta, pólizas, etc.

En Booking participan los siguientes miembros, como los encargados de mantener el flujo de documentación optimizado:

  • Administrador/Suscriptor: Es quien debe crear y configurar los archivos para que sean cargados de forma estándar en todas las oportunidades.
  • Vendedor: Será el encargado de cargar los documentos solicitados en la sección “Booking” de cada oportunidad que tenga asignada, además de ser quien solicita la revisión de los documentos cargados para que sean auditados.
  • Auditor: Es un usuario asignado por el administrador para revisar, aprobar o rechazar los documentos que el vendedor ha enviado y cargado para revisión.
  • Usuario (Financiero): Es un usuario de tipo administrativo que se encargará de cargar los documentos solicitados en la sección “Post-Booking” de cada oportunidad que solamente estará habilitada cuando los documentos tipo “Booking” se encuentren aprobados en su totalidad.

El siguiente flujo resume como funciona “Booking” en SalesMan

Aquí encontrarás las siguientes funciones:

Crear/Configurar archivos

Para poder crear o configurar archivos debes seguir los siguientes pasos:

  1. Busca en el menú la opción Booking y haz click sobre el submenú Configuración
  2. Haz clic sobre el botón  que verás en la parte superior del módulo.
  3. Completa el formulario que te solicitará los siguientes datos y luego haz click sobre el botón Guardar:
    • Nombre: Ingresa el nombre que deseas darle al documento que se solicitará adjuntar en cada oportunidad.
    • Extensiones: Selecciona una o varios tipos de extensión de archivos permitidos para el documento. El sistema otorga las siguientes opciones:
      • .jpg
      • .png
      • .pdf
      • .docx
      • .doc
      • .xls
      • .xlsx
      • .txt
      • .csv
    • Descripción: Ingresa una reseña o especificación del documento.
    • Tipo de archivo: Debes seleccionar como deseas clasificar el documento. El sistema tiene dos tipos:
      • Booking: Para Salesman este tipo corresponde a todos los archivos que se adjuntan a una oportunidad de negocio desde su apertura hasta su cierre, Por ejemplo, propuestas comerciales, ordenes de compra, contrato, etc. Estos tipo de documentos son los únicos auditables. (Ver Auditar Booking)
      • Post-Booking: Puedes clasificar aquí todos los documentos posteriores al cierre de una oportunidad por ejemplo, factura de venta, etc,

Editar configuración de archivos

Para poder editar o reconfigurar archivos debes seguir los siguientes pasos:

  1. Busca en el menú la opción Booking y haz click sobre el submenú Configuración
  2. Selecciona un archivo ya configurado de las que se encuentren listados en el módulo y haz click sobre la opción  del archivo.
  3. Haz click sobre la opción Editar.
  4. Completa el formulario que te solicitará los siguientes datos y luego haz click sobre el botón Guardar:
    • Nombre: Ingresa el nombre que deseas darle al documento que se solicitará adjuntar en cada oportunidad.
    • Extensiones: Selecciona una o varios tipos de extensión de archivos permitidos para el documento. El sistema otorga las siguientes opciones:
      • .jpg
      • .png
      • .pdf
      • .docx
      • .doc
      • .xls
      • .xlsx
      • .txt
      • .csv
    • Descripción: Ingresa una reseña o especificación del documento.
    • Tipo de archivo: Debes seleccionar como deseas clasificar el documento. El sistema tiene dos tipos:
      • Booking: Para Salesman este tipo corresponde a todos los archivos que se adjuntan a una oportunidad de negocio desde su apertura hasta su cierre, Por ejemplo, propuestas comerciales, ordenes de compra, contrato, etc. Estos tipo de documentos son los únicos auditables. (Ver Auditar Booking)
      • Post-Booking: Puedes clasificar aquí todos los documentos posteriores al cierre de una oportunidad por ejemplo, factura de venta, etc.

Eliminar archivos configurados

Para poder editar o reconfigurar archivos debes seguir los siguientes pasos:

  1. Busca en el menú la opción Booking y haz click sobre el submenú Configuración
  2. Selecciona un archivo ya configurado de las que se encuentren listados en el módulo y haz click sobre la opción  del archivo.
  3. Haz click sobre la opción Eliminar.
  4. Ahora confirma la eliminación haciendo click en el botón Eliminar.

Seleccionar auditor de booking

En SalesMan es necesario elegir un usuario (cualquiera de todos los creados) que sea el encargado de revisar todos los documentos configurados como tipo “Booking” y que son cargados por el equipo comercial en cada una de las oportunidades. Para seleccionar el auditor de documentos se debe hacer lo siguiente:

  1. Busca en el menú la opción Booking y haz click sobre el submenú Configuración
  2. En la sección “Seleccionar auditor” elige de la lista al usuario que asignarás como auditor y luego haz clic sobre el botón Guardar.

Filtrar y buscar archivos configurados de Booking

El módulo de Booking cuenta con opciones de búsqueda que permitirán filtrar o buscar los archivos que se han configurado cuando lo necesites. A continuación te explicamos como hacer uso de los filtros:

  1. Busca en el menú la opción Booking y haz click sobre el submenú Configuración
  2. Haz click sobre el botón  que aparece en la parte superior del módulo.
  3. Usa las opciones de filtro y búsqueda que te describimos a continuación. Éstas empezarán a funcionar una vez las apliques:
    • Buscar: Aquí podrás escribir un criterio por el cual buscar un archivo configurado. El sistema mostrará resultados si encuentra coincidencias con el nombre dado al archivo o su descripción.
    • Filtrar por tipo: Esta opción te permitirá filtrar los archivos configurados por su tipo.
      • Booking
      • Post-Booking
    • Ordenar por (A-Z): Ésta opción te permitirá ordenar los archivos configurados de forma ascendente por su nombre.
    • Ordenar por (Z-A): Ésta opción te permitirá ordenar los archivos configurados de forma descendente por su nombre.
    • Ordenar por (Fecha Asc): Ésta opción te permitirá ordenar los archivos configurados de forma ascendente por su fecha de creación.
    • Ordenar por (Fecha Desc): Ésta opción te permitirá ordenar los archivos configurados de forma descendente por su fecha de creación.
    • Limpiar: Limpiará todos los filtros que se hayan aplicado.

Cargar archivos “Booking” a oportunidad

Para poder cargar o adjuntar los documentos de tipo “Booking” en las oportunidades registradas en SalesMan debes seguir los siguientes pasos:

  1. Busca en el menú la opción Oportunidades y haz click sobre el submenú Oportunidades
  2. Selecciona una oportunidad de las que se encuentren listadas y haz click sobre la tarjeta de la oportunidad.
  3. Al mostrarse el detalle de la oportunidad, haz clic sobre el botón .
  4. Se listarán los documentos configurados como tipo “Booking”. Debes hacer clic sobre el botón  para adjuntar el o los archivos solicitados. (Capacidad max. 50 MB).
  5. Por cada archivo cargado tendrás la posibilidad de descargarlo y/o eliminarlo antes de ser enviados a revisión.

Solicitar revisión de archivos “Booking”

Dentro del proceso de Booking, es necesario que los vendedores al cargar los archivos solicitados en las oportunidades, pidan la aprobación de la documentación cargada. Para ello deben seguir los siguientes pasos.

  1. Busca en el menú la opción Oportunidades y haz click sobre el submenú Oportunidades
  2. Selecciona una oportunidad de las que se encuentren listadas y haz click sobre la tarjeta de la oportunidad.
  3. Al mostrarse el detalle de la oportunidad, haz clic sobre el botón .
  4. Se listarán los documentos configurados como tipo “Booking”. Previamente debes haber cargado todos los documentos necesarios como se indica en el apartado Cargar archivos “Booking” a oportunidad.  
  5. Haz clic sobre el botón que aparece al final de la lista de documentos de Booking.
    • Nota: El sistema no permitirá enviar a revisión si no se han cargado todos los documentos.
  6. Confirma el envío para revisión haciendo clic sobre el botón Enviar.
  7. Para verificar que se ha enviado “Booking” para revisión,  el botón .que se veía en en detalle de la oportunidad debe verse ahora como .
    • Nota: Los documentos que fueron enviados a revisión solamente podrán ser descargados, no podrán ser cambiados o eliminados y ya podrán ser vistos por el auditor designado por el administrador.

Auditar archivos “Booking”

Dentro del proceso de Booking, existe un auditor designado para la revisión de los documentos cargados por los vendedores. Para ello, el auditor designado o el mismo administrador debe seguir los siguientes pasos:

  1. Busca en el menú la opción Booking y haz click sobre el submenú Auditoria
  2. Selecciona una oportunidad de las que se encuentren listadas  y haz click sobre la tarjeta de la oportunidad.
    • Nota: Aquí solamente aparecerán las oportunidades que han enviado los vendedores para revisión y no han sido auditadas.
  3. Al mostrarse el detalle de la oportunidad, haz clic sobre el botón .
  4. Ahora verás una lista de todos los documentos adjuntados. Cada uno tendrá las opciones de Descargar, Aprobar y Rechazar.
    • Aprobar: Para calificar un documento como correcto, se debe dar check sobre la opción Aprobar que tiene cada documento.
    • Rechazar: Para calificar un documento como rechazado, se debe dar check sobre la opción Rechazar que tiene cada documento.
      • Nota: Cuando se rechaza un documento el auditor debe indicar de forma obligatoria la observación que indique la razón del rechazo. Cada observación debe ser registrada con el botón Guardar que aparece bajo al final de la observación.
  5. Si todos los documentos son calificados como Aprobados, el auditor debe certificar que garantiza la revisión correcta de todos los documentos a través del check de certificación que aparecerá al final de la lista de documentos. Si al menos un documento fue rechazado, la declaración de revisión no aparecerá.
  6. Finalizar la revisión oprimiendo el botón Completar revisión confirmando la acción dando clic sobre el botón Enviar.Cuando se confirma la revisión de Booking, la bandeja de entrada ya no mostrará mas la oportunidad auditada.

Revisar estado de proceso “Booking”.

Un vendedor puede verificar si la auditoria de los documentos “Booking” que envío para revisar fue completada de la siguiente forma:

  1. Busca en el menú la opción Oportunidades y haz click sobre el submenú Oportunidades
  2. Selecciona una oportunidad de las que se encuentren listadas y haz click sobre la tarjeta de la oportunidad.
  3. Al mostrarse el detalle de la oportunidad, verás el botón de Booking con los siguientes estados:
    • Cuando el botón de Booking se muestra de esta forma, indica que la oportunidad puede o no tener documentos adjuntos pero no se ha solicitado revisión de los documentos.
    • Cuando el botón de Booking se presenta de esta forma, indica que el vendedor ha cargado todos los documentos solicitados y ha solicitado su revisión, pero el auditor aún no los ha revisado. En este estado los documentos de Booking solamente podrán ser descargados.
    • Cuando el botón de Booking se visualiza de esta forma, indica que el auditor ha revisado y auditado los documentos de Booking y rechazó al menos un documento de los cargados. En este caso el vendedor al dar clic sobre el botón, verá el estado de auditoria de los archivos, incluida la razón de desaprobación de los documentos rechazados. El sistema rehabilitará la opción de carga de documentos para que adjunte los documentos corregidos y los pueda volver a enviar a revisión.
      • Nota: Es importante que antes de volver a enviar a aprobación los documentos corregidos, se eliminen los marcados como rechazados.
    • Cuando el botón de Booking presenta esta forma, indica que el auditor ha revisado y auditado los documentos de Booking y aprobó todos documento de los cargados.

Cargar archivos “Post-Booking” a oportunidad

Para poder cargar o adjuntar los documentos de tipo “Post-Booking” en las oportunidades registradas en SalesMan debes seguir los siguientes pasos:

  1. Busca en el menú la opción Oportunidades y haz click sobre el submenú Oportunidades
  2. Selecciona una oportunidad de las que se encuentren listadas y haz click sobre la tarjeta de la oportunidad.
  3. Al mostrarse el detalle de la oportunidad, haz clic sobre el botón .Éste sólo será visible si el “Booking” ya fue auditado y aprobado en su totalidad.
  4. Se listarán los documentos configurados como tipo “Post-Booking”. Debes hacer clic sobre el botón  para adjuntar el o los archivos solicitados. (Capacidad max. 50 MB).
  5. Por cada archivo cargado tendrás la posibilidad de descargarlo y/o eliminarlo antes de ser enviados a revisión.